- إداري سكرتارية (بالقاهرة)
- آخر موعد للتقديم: 03 مارس 2013
الوصف العام للوظيفة:
تهدف هذه الوظيفة إلى القيام بالأعمال اليومية من استقبال للزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات وتنظيم الاجتماعات داخل الإدارة وتدوين محاضر الاجتماعات والمناقشات.
ويدخل ضمن مهام هذه الوظيفة
- القيام بمجموعة متنوعة من الواجبات المتعلقة بتنظيم أعمال الإدارة وتسيير مهامها الإدارية بما في ذلك إعداد الرسائل والتقارير والنماذج.
- اعداد ومتابعة طلبيات اللوازم والمشتريات ومتابعة الاجازات وتنظيم الورديات وفقاً لتعليمات المدير المباشر.
- التنسيق والاعداد للاجتماعات وتدوين المحاضر والمناقشات وصياغة الرسائل والمذكرات وفقا للتوجيهات.
- حفظ ملفات الإدارة وضمان تحديث كافة السجلات ورقياً وعلى قواعد البيانات وتعديلها حسب الضرورة.
- استقبال الاتصالات الالكترونية والهاتفية واستقبال الزوار والقيام بتنسيق المواعيد والاجتماعات وحجوزات السفر.
- ما يسند من أعمال في إطار الوظيفة.
متطلبات شغل الوظيفة
- الحصول على الدرجة الجامعية الاولى في تخصص مناسب
- اجادة تامة للغة الانجليزية ويفضل اجادة لغة أخري ويشترط الحصول على شهادة TOEFL (500 نقطة كحد أدنى) أو ما يعادلها.
- إجادة استخدام برامج وتطبيقات الحاسب الآلي إجادة تامة ويشترط الحصول على شهادة ICDL بالإضافة الى شهادة ICDL+ التي تمنحها المكتبة فيما بعد.
- توافر المهارات التنظيمية - العمل تحت ضغط – العمل بروح الفريق – الدقة والسرعة في إنجاز المهام - القدرة على التواصل الفعال- الذكاء الاجتماعي – سعة الافق وحسن المعاملة
ملحوظة: بالنسبة لمن لم يكن حاصلاً على شهادتي ICDL و TOEFL عند التقدم لهذه الوظيفة يتعهد حال اختياره لشغلها بتقديم ما يفيد تسجيله للحصول عليهما وبالحصول عليهما فعلاً خلال فترة لا تتجاوز ثلاثة أشهر وإلا فيعتبر قبوله للوظيفة لا غيا.
